TIPS

Cinco ideas para organizar
mejor tus archivos

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8 Abril 2018

Por Leo Peralta

Cuando comencé mi carrera como periodista freelance en 2002, no imaginaba que buena parte de mi trabajo consistiría en ordenar y clasificar la información para los textos que solicitan mis editores. Esta labor parece tediosa pero es clave para tener a la mano el material necesario para redactar el mejor texto posible. Comparto algunos consejos y métodos que me permiten darle orden al caos cotidiano que es el trabajo de un periodista.

Tip 1: El nombre lo dice todo

Apenas puedo imaginar algo más frustrante que no encontrar un archivo en mi computadora. ¿Te ha pasado?

Como he decidido que sufrir no es lo mío, aprendí que el remedio está en la nomenclatura. Ahora tengo un método para clasificar los documentos que creo y que recopilo a lo largo de mi tarea de reporteo, lo que me permite ubicarlos sin mayor problema.

Así renombro los archivos ahora: Nombre del medio _ Entrevistado _ Nombre de la organización

Si entrevisté a Juan Pérez de la empresa ACME para la revista Expansión, este sería el nombre del archivo del audio de la entrevista: EXPANSION_JuanPerez_ACME.mp3

Ahora, si lo que tengo es el reporte anual del año 2018 para la compañía ACME en formato PDF, el archivo lo nombraré así: EXPANSION_ReporteAnual2018_ ACME.pdf

Si lo que tengo entre manos es la fotografía del edificio de la compañía Acme, este será el nombre del archivo: EXPANSION_ FotoEdificioCorporativo_ACME. jpg

Esta nomenclatura ayuda al buscar archivos incluso cuando uno sólo recuerda un dato como el tema del reportaje, el nombre de la empresa o del entrevistado.

Ahora, yo uso guiones, por alguna idea romántica, pero los espacios entre palabras funcionan perfecto. En una época muy lejana (a inicios de la década de 1990), el sistema operativo reinante (Windows 3.11) complicaba las cosas si un archivo tenía un nombre con palabras separadas con espacios. Digamos que yo me acostumbré al guión bajo como la mejor forma de separar palabras, pero hoy día los sistemas operativos aceptan el uso de casi cualquier signo o de un espacio en blanco.

Es decir, un archivo puede llamarse.

EXPANSION-LuisGomez- GasolinasACME

EXPANSION=LuisGomez= GasolinasACME

EXPANSION LuisGomez GasolinasACME

La única excepción es el uso de los dos puntos (:), que por una razón desconocida para mi, no es aceptado por el sistema macOS.

Ahora, si esto de la nomenclatura te espanta, te concedo algo: ciertamente, es mucho más fácil ponerle el primer nombre que venga a la cabeza y dejar el archivo volando en nuestra computadora. Pensar en una nomenclatura te llevará un rato. Acostumbrarte a ella, tal vez un par de días, pero a la larga lograrás que tu vida sea más sencilla.

Tip 2: Los fólders son tus amigos

Usualmente trabajo para más de una publicación en forma simultánea. Esto hace necesario el mantener control de los materiales de trabajo y textos para no perderlos u olvidarlos en una carpeta equivocada. Para ello uso la siguiente jerarquía de ordenamiento:

– Nivel 1: Medio de comunicación

– Nivel 2: Nombre del texto o proyecto

– Nivel 3: Tipo de material (audio, transcripciones de entrevistas, datos en hojas de cálculo, imágenes, documentos de trabajo, archivos para envío a editor, etc)

Obviamente, se pueden crear tantas categorías como uno quiera y adaptarlas a las necesidades personales.

Si de algo te quiero persuadir, es que no uses el escritorio o el genérico “Mis Documentos” para guardar tus archivos sueltos o el montón de carpetas. Las sub-carpetas son una herramienta clave en la organización.

Tip 3: Los mapas mentales son ayuda para la navegación

Un mapa mental es un diagrama que permite visualizar el plano general de un proyecto, sea el desarrollo de una pieza de software o un reportaje. Se construye a partir de un punto central (el tema de la pieza) y se va extendiendo como las patas de un insecto donde cada pata puede ser una fuente o un grupo de fuentes.

Cada fuente la acompaño con información sobre el entrevistado (correo electrónico, teléfono, dirección) así como el avance que tengo en el proceso para entrevistarle.

La técnica de mapas mentales es tan flexible como uno quiera y no requiere mayor entrenamiento. Se puede hacer con papel y lápiz pero también desde una computadora o un dispositivo móvil a través de servicios en línea y software descargable de paga o de acceso libre. Con sólo buscar en internet las palabras mind map software podrás hallar una variedad de opciones fáciles de usar.

Tip 4: Un jitomate que mejora la productividad

El tiempo es un recurso vital y escaso para los periodistas; las fechas de cierre penden como una espada de Dámocles encima de uno casi todo el tiempo y por ello hace un par de años di con la denominada Técnica Pomodoro para controlar el uso de mi tiempo.

La técnica consiste en tomar un reloj de cocina, de los que parecen jitomates y cronometrar 25 minutos. Al término de ese período se cronometran 5 minutos de descanso y a su fin, se cronometran otros 25 minutos de trabajo continuo. Los ciclos de trabajo-descanso se repiten cuatro veces, cronometrando entonces un quinto ciclo largo de descanso con duración de 30 minutos.

En lo personal este método ha sido muy fácil de adaptar a mi rutina de trabajo y ha demostrado ser útil cuando requiero concentrarme en escribir y quitar de mi vida las distracciones del celular o las redes sociales. La opción más agradable a la vista es usar un reloj de cocina, pero existe una gran variedad de programas que hacen el cronometraje automático en la computadora y siempre está el reloj integrado del celular para hacer la tarea.

Tip 5: Entre versiones te veas

Buena parte del trabajo de un periodista es atender comentarios y correcciones de los editores que se encargan de dar forma y ajustar el texto. El intercambio de documentos se convierte rápidamente en un ping-pong de archivos bautizados con títulos confusos que terminan en llamadas frenéticas, modificaciones perdidas y correcciones equivocadas. Para tener cierto control de las versiones recomiendo hacer lo siguiente.

-Cuando recibas un archivo de tu jefe (editor) duplícalo y renómbralo con la fecha en que lo recibes.

Es decir, si el archivo recibido del editor se llama CorreccionesEditor.docx, lo puedes duplicar y ponerle por nombre CorreccionesEditor_Agosto15. docx. Si el editor envía una nueva versión dos días más tarde, lo puedes renombrar CorreccionesEditor_Agosto17. docx.

Esto ayuda a tener un mejor control sobre los cambios que se hacen en una fecha determinada.

Nota final

Cada periodista tiene y puede desarrollar un método propio para ordenar el flujo de datos con el que trabaja de acuerdo a sus rutinas, las organizaciones para quien trabaja y su estilo de vida. Tener un método de trabajo para ordenar y clasificar la información con la que se trabaja redunda en jornadas laborales más productivas y en piezas de información más eficientes para nuestros editores y sobre todo, para nuestra audiencia.

*Leo Peralta ha sido reportero freelance desde hace muchos años, cuando ser independiente no estaba de moda. Leo se ha especializado en economía y negocios -sobre todo en el sector de telecomunicaciones-, pero también en buscar y encontrar maneras de organizar mejor todo: sus apuntes, su tiempo y sus archivos. Leo incluso aprendió taquigrafía para tomar mejores apuntes durante sus entrevistas. Es colaborador de la revista Expansión, de Milenio Diario y de The Hufftington Post.

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